Soạn thảo file dữ liệu bằng Excel như sau (Trong đó : "ind" – số thứ tự biên bản, "day" – ngày nghiệm thu, "mon" – tháng nghiệm thu, "fro" – từ lý trình, "to" – đến lý trình, "len" – chiều dài đoạn cống nghiệm thu)
Mở file biên bản nghiệm thu ( có thể tải tại : facebuild.blogspot.com )
Click vào thanh công cụ Mailings - Click vào nút Start Mail Merge - Lựa chọn Letters
Bước 2: Chọn dữ liệu kết nối (File excel soạn thảo ở bước 1)
Lựa chọn nút Select Recipients - Click vào nút Use Existing List
Chọn file excel dữ liệu đã soạn thảo
Chọn sheet excel chứa dữ liệu cần chèn. Click OK
Bước 3: Chèn dữ liệu vào biên bản (ind , day, mon, fro, to, len)
Click vào Insert Merge Field và chọn dữ liệu cần chèn - Chèn dữ liệu vào văn bản (bôi đen “00” vị trí ngày nghiệm thu chọn dữ liệu “day”, bôi đen “00” vị trí số biên bản nghiệm thu chọn dữ liệu “ind”, ...)
Kết quả biên bản nghiệm thu sau khi chèn như sau:
Bước 4: Xem lại văn bản trước khi in
Click vào nút Preview Results để xem kết quả - Click vào mũi tên để xem các biên bản kế tiếp
Bước 5: In văn bản
Click vào nút Finish and Merge - Click vào Print Document và lựa chọn biên bản cần in