Bước 1: Chọn biên bản thực hiện (ví dụ “Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng - Nạo vét cống”) Soạn thảo file dữ liệu bằng Excel như sau (Trong đó : "ind" – số thứ tự biên bản, "day" – ngày nghiệm thu, "mon" – tháng nghiệm thu, "fro" – từ lý trình, "to" – đến lý trình, "len" – chiều dài đoạn cống nghiệm thu)
