1. Autocal (Sai số lớn - dễ phát hiện) - Chọn Options > Calculator
Khi bạn thay đổi giá trị tại một ô, các ô khác liên quan đến ô này sẽ không tính toán lại nếu bạn chọn Manual - chúng chỉ tính lại khi nhấn F9 ( Tùy chọn này thường áp dụng cho những bảng tính kết nối với nhiều sheets ở nhiều file ).
Mặc định tùy chọn là Automatic. Khắc phục rủi ro: Nên nhấn F9 khi kết thúc thực hiện xong bảng tính.
Nguyên nhân : Thiếu chủng loại vật tư hoặc tính thiếu khối lượng cho một hay nhiều loại vật tư nào đó do quá trình chèn thêm hạng mục hoặc vật tư bằng thủ công. Khắc phục rủi ro: Sum tổng các khối lượng của từng loại vật tư (không phân biệt đơn vị tính) tại Bảng tổng hợp vật tư & Sum tổng khối lượng vật tư yêu cầu của tất cả các hạng mục tại Bảng Hao phí vật tư cho các công tác xây dựng. Hai tổng này phải bằng nhau.
3. Chọn nhiều sheets khi in (Sai số lớn - khó phát hiện)
Để in nhiều sheets ta giữ Ctrl và chọn các sheets cần in rồi nhấn Ctrl+P và chọn Preview để xem trước khi in. Khi xem ta phát hiện có một ô tại một sheet nào đó bị lỗi (Ví dụ ô C3 của Sheet1). Ta dừng lại và chọn ô C3 của Sheet1 để sữa lại giá trị đúng (là 4 chẵn hạn). Khi đó tại ô C3 của tất cả các sheets được chọn đều có giá trị bằng 4. Nguyên nhân do chúng ta chưa thực hiện hủy Group bằng cách Click chuột phải tại các sheets được chọn > Chọn Ungroup sheets. Khắc phục rủi ro: Ghi nhớ điều này khi in. Kiểm tra : ghi lại giá trị tổng mức đầu tư khi thực hiện xong bảng tính & kiểm tra giá trị này với kết quả in.
4. Dùng hàm ROUND( Giá trị, 0) tại các chi phí trong bảng Tổng dự toán tránh cộng thủ công bị lệch số
5. Cách phát hiện dòng hoặc cột bị ẩn có chứa giá trị dẫn đến kết quả sum ( tính tổng ) bị sai
Khi dùng hàm SUM để tính tổng giá trị của nhiều dòng hoặc cột dễ dẫn đến sai do dòng cột bị ẩn có chứa giá trị. Để khắc phục điều này. Chúng ta select ( quét vùng ) các ô cần tính tổng. Tại góc dưới phía bên phải của giao diện phần mềm Excel ( hay còn gọi là thanh trạng thái ) ta thấy thông báo SUM = Giá trị A ( Đây là giá trị tổng các các ô hiển thị trên màn hình, không tính các ô bị ẩn ). Giá trị này phải bằng với ô chứa công thức tính tổng SUM.
6. Những lỗi khác thường gặp như : Sai link liên kết, Khối lượng sai do quá trình chia 100 hoặc 1000 để chuyển về đơn vị tính dự toán như 100m, hoặc kg về tấn ... Sẽ cập nhật trong bài viết kế tiếp.
Mọi góp ý chia sẽ kinh nghiệm xin gửi vào hộp thoại Nhận xét - Góp ý bên phải Blog.